Reuniones efectivas

Como resultado de una limpieza navideña de armario, encontré unas pequeñas notas manuscritas sobre un minicurso de 3h que hice sobre mantener reuniones efectivas. Muy generales, a todos los niveles (no sólo consultoría), así que he pensado en ‘digitalizar’ esa información, añadir algo de experiencia mía en casos reales de estos últimos años y compartirla con vosotros ;)

3 Preguntas previas

  1. Lo primero que hemos de preguntarnos es ¿Qué quiero conseguir? Es decir… saber (y autoconvencernos) de QUÉ es realmente lo que necesitamos hacer: Exposición de una idea, convencer de una propuesta, proponer un plan, desarrollar una idea… porque muchas veces si la idea inicial de lo que vamos a decir/hacer no está clara, la reunión empieza difusa, la idea se diluye, se pierde el foco de atención y es una situación difícil de reconducir.
  2. Lo segundo que hemos de preguntarnos antes de hacer una reunión: ¿Es necesaria una reunión para lo que quiero conseguir? Si tengo la más mínima duda de si sí o si no… es mejor tratar ese asunto por mail, teléfono, etc. puesto que si dejas una sensación de ‘perder el tiempo’ a la gente implicada, la impronta que se deje será parcialmente negativa, cosa que no te ayudará para nada a defender la idea que querias exponer.
  3. En tercer lugar es muy importante, dependiendo de la idea del punto 1… ¿Qué estructura o qué secuencia ha de seguir la reunión? Lo más normal es que exista:
  • Presentación propia y de asistentes, con nombre, rol y muchas veces, capacidades (Yo soy… y el resto de vuestros compañeros de reunión son…)
  • Explicación de la idea a conseguir (Quiero explicar la nueva versión de la web…)
  • Ejecución (Exposición, nudo)
  • Síntesis (Resumen de puntos importantes de lo dicho)
  • Acta
  • Valoración y evaluación del acta

6 Buenas prácticas

  • Preguntar por roles / rangos / pesos, nunca por orden de como están sentados. De más influenciable a menos, es decir, preguntar opiniones empezando por el técnico y acabando por el director general de la compañía ;)
  • Comenzar al reunión a la hora exacta.
  • Cerrar la puerta una vez comience la reunión.
  • Hacer el acta en cuanto se termine la reunión (¡El acta en el acto!)
  • Si se acaba antes de lo previsto, no alargarla innecesariamente… y mucho menos improvisar contenido o puntos extra.
  • Frente a un punto no zanjado (no unanimidad, tiempo, etc.)  es mejor otra reunión (ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE con el objeto de desbloquear ese punto) que extender la reunión hasta los límites del espacio-tiempo conocidos.

6 Malas prácticas

  • No manejar el silencio. Si se ha de hacer un silencio por un comentario o una situación… no romperlo. Que sea todo lo traumático que tenga que ser (para el que le toque).
  • Saltarse el orden del día o índice de contenidos, bien sea a petición de alguien o por criterio propio.
  • Permitir interrupciones en algún momento que no sea el de ruegos y preguntas o la valoración final.
  • Permitir sub-reuniones de grupos dentro de la propia reunión.
  • Romper el orden de roles a la hora de preguntar opiniones.
  • Dejar el acta para otro momento u otro dia. Aunque se hayan tomado notas, las ideas o conceptos desaparecen y muchas frases pueden quedar huérfanas de sentido.

 

One comment on “Reuniones efectivas

  1. jose tortosa on said:

    Bajo mi experiencia doy mis comentarios:
    Las reuniones efectivas son las que no duran mas de 20 minutos, se tiene un turno de palabra y se va directo al grano, sin explicar mucho el porqué al no ser que se exija en un momento dado.
    Esos 20 minutos son muy rentables, si la reunión dura 40 minutos, se sacarán las mismas conclusiones o incluso no se llegará al término de todos los puntos realizados en una reunión express, porque la gente dilata sus temas y no se es productivo.

    Hay que ser tajante, directo y cada tarea debe tener un encargado y fecha finalización marcada.

    Es preferible realizar 2 reuniones express en una semana para ver evoluciones de los puntos enganchados, que una reunión muy amplia donde al final se inducen a comentarios fuera de lugar (bromas, hablar sobre el fin de semana…)