Reuniones efectivas

Como resultado de una limpieza navideña de armario, encontré unas pequeñas notas manuscritas sobre un minicurso de 3h que hice sobre mantener reuniones efectivas. Muy generales, a todos los niveles (no sólo consultoría), así que he pensado en ‘digitalizar’ esa información, añadir algo de experiencia mía en casos reales de estos últimos años y compartirla con vosotros 😉

3 Preguntas previas

1. Lo primero que hemos de preguntarnos es ¿Qué quiero conseguir? Es decir… saber (y autoconvencernos) de QUÉ es realmente lo que necesitamos hacer: Exposición de una idea, convencer de una propuesta, proponer un plan, desarrollar una idea… porque muchas veces si la idea inicial de lo que vamos a decir/hacer no está clara, la reunión empieza difusa, la idea se diluye, se pierde el foco de atención y es una situación difícil de reconducir.
2. Lo segundo que hemos de preguntarnos antes de hacer una reunión: ¿Es necesaria una reunión para lo que quiero conseguir? Si tengo la más mínima duda de si sí o si no… es mejor tratar ese asunto por mail, teléfono, etc. puesto que si dejas una sensación de ‘perder el tiempo’ a la gente implicada, la impronta que se deje será parcialmente negativa, cosa que no te ayudará para nada a defender la idea que querias exponer.
3. En tercer lugar es muy importante, dependiendo de la idea del punto 1… ¿Qué estructura o qué secuencia ha de seguir la reunión? Lo más normal es que exista:

• Presentación propia y de asistentes, con nombre, rol y muchas veces, capacidades (Yo soy… y el resto de vuestros compañeros de reunión son…)
• Explicación de la idea a conseguir (Quiero explicar la nueva versión de la web…)
• Ejecución (Exposición, nudo)
• Síntesis (Resumen de puntos importantes de lo dicho)
• Acta
• Valoración y evaluación del acta

6 Buenas prácticas

• Preguntar por roles / rangos / pesos, nunca por orden de como están sentados. De más influenciable a menos, es decir, preguntar opiniones empezando por el técnico y acabando por el director general de la compañía 😉

• Comenzar al reunión a la hora exacta.

• Cerrar la puerta una vez comience la reunión.

• Hacer el acta en cuanto se termine la reunión (¡El acta en el acto!)

• Si se acaba antes de lo previsto, no alargarla innecesariamente… y mucho menos improvisar contenido o puntos extra.

• Frente a un punto no zanjado (no unanimidad, tiempo, etc.)  es mejor otra reunión (ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE con el objeto de desbloquear ese punto) que extender la reunión hasta los límites del espacio-tiempo conocidos.

6 Malas prácticas

• No manejar el silencio. Si se ha de hacer un silencio por un comentario o una situación… no romperlo. Que sea todo lo traumático que tenga que ser (para el que le toque).

• Saltarse el orden del día o índice de contenidos, bien sea a petición de alguien o por criterio propio.

• Permitir interrupciones en algún momento que no sea el de ruegos y preguntas o la valoración final.

• Permitir sub-reuniones de grupos dentro de la propia reunión.

• Romper el orden de roles a la hora de preguntar opiniones.

• Dejar el acta para otro momento u otro dia. Aunque se hayan tomado notas, las ideas o conceptos desaparecen y muchas frases pueden quedar huérfanas de sentido.